Contrato de aluguel de R$ 2.300 por mês, ficha de inscrição de um curso, cadastro de fornecedor para um trabalho como PJ: cedo ou tarde alguém te manda um PDF com campos e pede de volta preenchido. E quase sempre esse PDF quer o seu CPF, o seu RG e os seus dados bancários. Aqui você digita direto nos campos e baixa o PDF preenchido sem o arquivo sair do seu computador. O CPF fica com você, e isso não é promessa de rodapé: dá para conferir em dois minutos, sem instalar nada.
O que o Preencher formulário PDF faz?
O Preencher formulário PDF deixa você digitar direto nos campos de um PDF preenchível e baixar o arquivo com as suas respostas. Você solta o arquivo na página e todas as páginas aparecem, com uma caixa de texto, caixa de seleção, botão de opção ou menu suspenso exatamente onde o formulário desenhou um. Clica, digita, marca, escolhe. Depois aperta Download filled PDF (o botão está em inglês: quer dizer "baixar o PDF preenchido").
Um exemplo de verdade. Você solta rental-application.pdf, um formulário de 2 páginas. A faixa no topo mostra 4 fields · 2 pages (4 campos, 2 páginas). Digita Łódź em Cidade e Иван Петров em Nome, e baixa. Você recebe rental-application-filled.pdf, e os dois nomes saem escritos certinho, com o ł polonês e o cirílico.
Tudo roda na aba do seu navegador. O PDF é lido do seu disco e gravado de volta no seu disco. Nada do formulário, nem do que você digitou nele, vai para um servidor. Aqui isso pesa mais que o normal, porque formulário é justamente onde as pessoas digitam CPF, data de nascimento e dados bancários.
Quando você vai precisar preencher um formulário PDF
Ninguém preenche formulário PDF por diversão. Você chega aqui porque alguém mandou um e quer de volta. Os casos de sempre:
- Papelada fiscal e de folha de pagamento. Um cliente novo pede seu cadastro fiscal (o W-9, se você trabalha para clientes dos EUA). Uma empresa nova manda a ficha de admissão. As duas pedem números que você não quer entregar para um site que achou trinta segundos atrás.
- Fichas de aluguel e de financiamento. Cinco páginas de nome, endereço, empresa, renda e referências. A imobiliária quer tudo digitado, não rabiscado.
- Formulários de escola e de clube. Autorizações de passeio, fichas médicas, fichas de matrícula. Marque três caixas, digite um telefone e devolva hoje à noite.
- Pedidos para órgãos públicos. Vistos, renovações de licença, pedidos de benefício. São longos, rígidos com o limite de caracteres e muitas vezes não aceitam letra de mão.
- Contratos e documentos de contratação. Os formulários que uma pequena empresa manda para cada freelancer que contrata.
Funciona igual para o freelancer mandando os dados para o primeiro cliente, para a mãe com uma autorização que precisa ser entregue às 8h e para quem trabalha numa empresa de 40.000 funcionários e só precisa de um formulário pronto antes do almoço. Mesma ferramenta, mesma velocidade.
O que você evita é o jeito de sempre de fazer isso on-line. A maioria dos sites que preenchem formulários PDF quer o arquivo no servidor deles primeiro. Depois desconta de uma cota diária de dois ou três documentos. E, bem na hora em que você aperta baixar, pede para criar uma conta ou começar um teste grátis que vira assinatura. Preencher um campo é o básico, e colocaram isso atrás de um muro de pagamento. Aqui não. Sem conta, sem limite diário, sem marca d'água no resultado.
Como funciona o preenchimento de um formulário PDF
Um PDF preenchível não é uma foto de um formulário. É uma página com campos de verdade posicionados em cima dela. O padrão PDF chama esses campos de AcroForm, e cada um tem nome, tipo, posição na página e regras próprias. Quando você solta um arquivo, o Preencher formulário PDF lê esses campos e coloca um controle HTML em cima de cada um, então você digita no próprio formulário, não numa lista lateral.
Um campo pode ter várias caixas
Um formulário pode pedir seu nome na página 1 e de novo na página 4. Se as duas caixas são o mesmo campo, elas são um valor só, desenhado duas vezes. Digite uma vez e todas as cópias se atualizam enquanto você digita. Botões de opção funcionam do mesmo jeito: um grupo de três opções é um campo com três caixas, e escolher uma desmarca as outras.
As regras do campo continuam valendo
Quem montou o formulário definiu regras, e a ferramenta respeita. Um campo com limite de caracteres para no limite. Um campo em pente, aquele com um caractere por quadradinho, distribui seus caracteres pelos quadradinhos. Um campo somente leitura mostra o valor mas não aceita digitação. O tamanho de fonte do próprio formulário é usado, incluindo os tamanhos "automáticos" que encolhem para caber no campo.
O que é gravado de volta
Quando você baixa, só os campos que você mudou são regravados. Todo o resto mantém o valor e a aparência originais. Por padrão, o resultado continua sendo um formulário preenchível normal, para a próxima pessoa poder completar a parte dela. Marque Lock answers after filling (travar as respostas) e as respostas são desenhadas na página. Os campos somem e ninguém consegue mudar o que você escreveu. O nome do arquivo mostra qual versão você tem: -filled.pdf ou -filled-locked.pdf.
As fontes padrão do PDF só conhecem letras da Europa ocidental. Ã, ç e acentos passam tranquilos, mas a maioria das ferramentas de formulário falha, ou imprime quadradinhos vazios, no momento em que você digita um Ł ou um Д. Quando suas respostas precisam de mais, a ferramenta embute uma fonte que cobre latim estendido, grego e cirílico, e desenha todas as respostas com ela. Essa fonte vem deste site e carrega quando o formulário abre, então preencher e baixar não fazem nenhuma requisição de rede.
Exemplos: o que entra, o que sai
Estes são os casos testados do Preencher formulário PDF. Cada linha é um arquivo e o que você recebe de volta. Os textos da ferramenta aparecem em inglês, do jeito que você vai ver na tela.
| Você solta | Você digita | A faixa mostra | Você recebe |
|---|---|---|---|
rental-application.pdf, 2 páginas | Cidade: Łódź. Nome: Иван Петров | 4 fields · 2 pages | rental-application-filled.pdf, os dois nomes desenhados com a fonte embutida |
w9.pdf, 1 página, Lock marcado | 123456 num campo de CEP limitado a 5 | 1 field · 1 page | w9-filled-locked.pdf com CEP 12345, campos achatados na página |
form.pdf, 1 página | राम (hindi) em Nome | 2 fields · 1 page | Ainda sem download. O campo mostra: "This form can't hold that script yet. Latin and Cyrillic work." (este formulário ainda não aceita essa escrita; latim e cirílico funcionam) |
scan.pdf, 3 páginas | Nada onde digitar | 0 fields · 3 pages | "This PDF has no fillable fields." (este PDF não tem campos preenchíveis). Sem botão de download |
i-9.pdf, XFA puro | Nada onde digitar | 0 fields · 4 pages | O aviso de XFA, e sem botão de download |
Repare na segunda linha. O sexto dígito nunca entra, porque o campo foi feito para cinco. Essa regra é do formulário, não nossa, e quebrar ela em silêncio faria seu formulário voltar recusado.
A contagem de campos só conta o que dá para preencher: caixas de texto, caixas de seleção, grupos de opção, menus suspensos e listas. Campos de assinatura e botões estão na página, mas não entram no número.
Quando um formulário PDF não deixa preencher
Se você travou, quase sempre é uma destas cinco situações. Veja como cada uma aparece e o que tentar primeiro.
Os campos são desenhados, não construídos
Um documento escaneado, ou um PDF exportado de um arquivo com linhas e quadrados, parece exatamente um formulário. Só que não tem onde digitar. A ferramenta avisa isso com todas as letras em vez de abrir um editor vazio. Peça a versão preenchível para quem mandou. A maioria das organizações tem uma e só anexou o arquivo errado.
É um formulário XFA
XFA é um formato de formulário antigo que alguns órgãos usaram por anos. O formulário inteiro é um programa XML que só o leitor de desktop de um único fabricante executa. O visualizador embutido do navegador mostra o arquivo como uma página só, escrito "Please wait…". Um formulário XFA puro não pode ser preenchido aqui, e o Preencher formulário PDF avisa em menos de um segundo em vez de deixar você digitar no vazio. Um formulário híbrido, com XFA e campos comuns, é preenchido normalmente.
Tem senha
Campos criptografados não podem ser lidos até o arquivo ser desbloqueado. Você vê um aviso e um link para o Unlock PDF (desbloquear PDF), que também roda no navegador. Traga a cópia desbloqueada de volta e preencha.
Tem mais de 100 MB
O limite é 100 MB. Um arquivo que passa um byte recebe a conta exata, "PDF is 104,857,601 bytes, max is 100 MB", então você nunca fica no chute. Formulário raramente é tão grande. Quando é, geralmente tem páginas escaneadas dentro, e o Comprimir PDF resolve.
Sua resposta está numa escrita que o formulário não aceita
Latim, grego e cirílico funcionam. Hindi, árabe, chinês, japonês e emoji ainda não. Essas escritas precisam juntar ou reordenar letras na hora de desenhar, e a biblioteca de PDF por baixo não faz isso. Então o campo avisa e o download espera, em vez de te entregar um formulário cheio de símbolos quebrados que você só descobre depois de enviar.
Confira você mesmo. Abra as ferramentas de desenvolvedor do navegador, vá para a aba Rede (Network) e então solte seu formulário, preencha e baixe. Você vai ver a página e a fonte carregando. Não vai ver seu PDF nem suas respostas indo para lugar nenhum, porque elas não vão.
Dicas para preencher formulários PDF mais rápido
- Guarde uma cópia destravada. O Lock é definitivo para você também. Baixe uma vez com o Lock desmarcado e guarde. Se precisar corrigir um erro de digitação semana que vem, você edita essa cópia em vez de preencher tudo de novo.
- Volte depois para terminar. Um formulário baixado guarda suas respostas como valores de campo de verdade. Solte ele de novo amanhã e tudo o que você digitou já está nos campos.
- Cole à vontade. Texto copiado de uma página ou de um e-mail costuma trazer caracteres invisíveis junto. A ferramenta tira esses caracteres, troca tabulações por espaços e transforma quebras de linha em espaços nos campos de uma linha só. O que fica no campo é o que você teria digitado.
- Cinza quer dizer somente leitura. Se um campo não aceita digitação, quem fez o formulário travou ele. Normalmente já vem preenchido, como um número de formulário ou uma seção "uso exclusivo do órgão".
- Use Clear all fields para recomeçar. Esse botão (limpar todos os campos) esvazia todos os campos que você pode editar e não mexe nos de somente leitura.
E quando terminar: abra o arquivo baixado num segundo leitor antes de enviar. Leva dez segundos e é o hábito que pega um problema antes de quem recebe.
Ferramentas de PDF relacionadas
Preencher costuma ser um de três passos. Os campos de assinatura ficam marcados na página, mas vazios, porque assinatura é desenho, não texto. Baixe seu formulário preenchido e abra no Assinar PDF para desenhar uma no lugar certo. Se você preencheu um formulário em outro lugar e agora quer travar, o Achatar formulário PDF faz só isso. E um formulário com senha passa primeiro pelo Unlock PDF. Se você vai devolver um pacote de documentos, o PDF Merger junta o formulário preenchido com a cópia do RG ou a carta que pediram, para tudo voltar num arquivo só.
Perguntas frequentes
Posso salvar um formulário pela metade e terminar depois?
Pode. Baixe com o Lock desmarcado. Suas respostas ficam gravadas no arquivo como valores de campo comuns, então quando você soltar ele de novo, cada campo mostra o que você digitou. Este site não guarda nada entre uma visita e outra, então o arquivo no seu disco é o seu "salvar".
Por que não consigo digitar em alguns campos?
Quem fez o formulário marcou esses campos como somente leitura. Eles mostram o valor mas não aceitam digitação, igual em qualquer outro leitor de PDF. Normalmente é um número de referência já impresso ou uma seção que o órgão preenche.
Os campos que eu não mexer vão mudar?
Não. Só os campos que você edita são regravados. Todos os outros mantêm o valor e a aparência originais. Se você baixar sem mudar nada, as respostas batem com o arquivo que você soltou.
Existe limite de páginas ou de formulários?
O único limite é o tamanho do arquivo: 100 MB por PDF. Não tem teto de páginas nem cota diária. Preencha um formulário ou quarenta seguidos. Não custa nada e não tem conta para criar.
Dá para adicionar texto a um PDF que não tem campos preenchíveis?
Com o Preencher formulário PDF, não. O único trabalho dele é preencher os campos que um formulário já tem, e um PDF sem campos não tem nenhum. Para um formulário assim, peça a versão preenchível para quem mandou, ou imprima e use o Scanear para PDF para devolver a cópia preenchida à mão.
A contagem de campos inclui os campos de assinatura?
Não. A faixa "fields · pages" conta o que dá para preencher: caixas de texto, caixas de seleção, grupos de opção, menus suspensos e listas. Um grupo de botões de opção conta uma vez. Os campos de assinatura aparecem na página com um aviso apontando para o Assinar PDF, mas não entram no número.