Llega el correo de la inmobiliaria: «Rellena la solicitud de alquiler y devuélvela hoy». El piso cuesta 1.850 € al mes, piden tus nóminas, tu DNI o NIE y tu cuenta bancaria. O es el ayuntamiento con el padrón, o Hacienda con un modelo que parece diseñado para que te rindas. Con esta herramienta abres el PDF en el navegador, escribes en las casillas y descargas el formulario relleno. No se sube nada: tu DNI, tu NIE y tu IBAN se quedan en tu dispositivo. Un formulario, un minuto, y tus datos en casa.
¿Qué es un formulario PDF rellenable?
Un PDF rellenable es un PDF con campos de formulario de verdad: cuadros de texto, casillas de verificación, botones de opción y desplegables que están sobre la página y guardan valores. Un modelo de Hacienda, una solicitud de alquiler, una autorización del colegio, la lista de requisitos de un visado. Alguien creó el documento y luego dibujó un campo encima de cada línea en blanco. Esos campos son los que lee la herramienta Rellenar formulario PDF. Suelta el archivo, escribe en las casillas de la página y descarga el mismo formulario con tus respuestas dentro.
Los campos tienen nombre técnico, campos AcroForm, y son algo más que un rectángulo vacío. Cada uno sabe su tipo, su nombre, su tamaño de letra, si es de solo lectura y, a menudo, cuántos caracteres admite. Una casilla de código postal puede cortar en 5. Una casilla de DNI puede ser un «peine» de 9 celdas separadas, un carácter en cada una. Un buen rellenador de formularios respeta todo eso. Uno malo te deja escribir 40 caracteres en una casilla de 5 y le deja el sobrante al destinatario para que lo descifre.
No todo PDF que parece un formulario lo es. Un escaneo de un formulario en papel es una foto de casillas. Un documento exportado desde un procesador de textos con una línea bajo cada etiqueta es texto y líneas. Ninguno tiene dónde escribir, y la herramienta te lo dice en vez de abrirte un editor vacío.
Cómo rellenar un formulario PDF en el navegador
El trabajo lleva menos de un minuto, y así debe ser. Así se rellenan formularios PDF con Rellenar formulario PDF, de principio a fin.
- Suelta el PDF en el recuadro o haz clic para elegirlo. Se abren archivos de hasta 100 MB.
- Aparecen todas las páginas, una debajo de otra, con un control activo sobre cada campo. Una franja arriba cuenta lo que ha encontrado, por ejemplo 23 fields · 6 pages (23 campos · 6 páginas).
- Escribe en los cuadros de texto, marca las casillas, elige una opción, selecciona en los desplegables. Lo que el formulario ya traía relleno aparece ya relleno.
- Decide si marcas Lock answers after filling («bloquear respuestas al rellenar»). Viene desactivado.
- Pulsa Download filled PDF («descargar PDF relleno»).
Y ya está. Sin cuenta, sin cupo diario de «tareas», sin marca de agua cruzando la primera página.
Ese último párrafo no debería hacer falta, y en esta categoría hace falta. La típica web para rellenar formularios sigue el mismo guion: subes el archivo al servidor de un desconocido, lo rellenas y, al ir a descargar, te topas con un muro de registro. Algunas te limitan a unos pocos documentos al día. Otras te ofrecen una prueba gratuita que, sin avisar, se convierte en una cuota mensual. Todo eso por una tarea de un minuto con un archivo que ya es tuyo. Rellenar formulario PDF es la herramienta completa, no un anzuelo para un plan de pago. No hay plan de pago.
Además, nunca ve tu archivo. El PDF lo lee tu navegador, las páginas las dibuja tu navegador y la copia rellena la genera tu navegador. Para un formulario que te pide el NIF, la fecha de nacimiento y los datos del banco, esa es la gracia.
Qué hace cada tipo de campo
Un formulario PDF puede tener más tipos de campo de los que la mayoría imagina. Así se comporta cada uno cuando rellenas un formulario PDF aquí.
| Tipo de campo | Qué haces | Qué conviene saber |
|---|---|---|
| Texto de una línea | Escribir | Un salto de línea pegado se convierte en espacio |
| Texto multilínea | Escribir; Intro para nueva línea | Los saltos de línea se conservan; las respuestas largas se ajustan dentro del cuadro |
| Texto con límite de caracteres | Escribir | Se detiene en el límite, contado en caracteres |
| Campo peine | Escribir | Un carácter por celda, repartidos para llenar el cuadro |
| Casilla de verificación | Marcar o desmarcar | Se guarda como activada o desactivada |
| Grupo de opciones | Elegir una opción | Al elegir una se desmarcan las demás del grupo |
| Desplegable | Elegir de la lista | Los desplegables editables también admiten texto escrito |
| Cuadro de lista | Elegir una o varias | Selección múltiple si el formulario lo permite |
| Campo de solo lectura | Nada | Conserva el valor con el que venía el formulario |
| Campo de firma | Nada aquí | Queda señalado en la página; fírmalo después |
En los formularios largos hay un detalle importante. Un campo puede aparecer más de una vez. Tu nombre arriba en la página 1 y otra vez en el pie de la página 4 suele ser el mismo campo con dos casillas. Lo escribes una vez y todas las copias se actualizan mientras tecleas, porque es un solo valor, no cuatro.
Los campos que no tocas se quedan exactamente como estaban, valor y aspecto. Solo se vuelven a escribir en el archivo las respuestas que has cambiado.
Un formulario relleno, de principio a fin
Pongamos una solicitud de alquiler de dos páginas, solicitud-alquiler.pdf, de 180 KB. La sueltas en Rellenar formulario PDF y la franja dice 4 fields · 2 pages: un nombre, una ciudad, un código postal y una casilla.
El nombre. El solicitante es Иван Петров. Las fuentes estándar que trae todo lector de PDF no saben dibujar ni una letra cirílica, así que el software que se limita a ellas o falla al guardar o imprime cuadraditos vacíos. Aquí la herramienta detecta las letras que faltan en las fuentes estándar e incrusta una fuente que sí las tiene. El nombre se guarda como texto, tal cual lo escribiste.
La ciudad. Łódź. La misma historia: Ł y ź no están en las fuentes estándar, pero sí en la incrustada. Se guarda tal cual.
El código postal. La casilla tiene un límite de 5 caracteres. Pega 28013 Madrid y el campo se queda con 28013. Es la regla del formulario, no de la herramienta, y se aplica mientras escribes, así que lo que ves es lo que hay.
La casilla. Márcala.
Pulsa Download filled PDF y obtienes solicitud-alquiler-filled.pdf. Ábrelo donde quieras y los campos siguen siendo campos, así que el casero puede rellenar su parte. Si marcas antes el bloqueo, el archivo sale como solicitud-alquiler-filled-locked.pdf. Las respuestas quedan dibujadas en la propia página y los campos desaparecen, así que nadie puede cambiar lo que escribiste.
¿Bloquear o no? Deja el bloqueo desactivado si a otra persona aún le quedan casillas por rellenar. Actívalo cuando entregues algo definitivo. Bloqueado es para siempre, también para ti, así que descarga además una copia editable si crees que tendrás que cambiar alguna respuesta. ¿Ya tienes un formulario relleno y quieres bloquearlo? Para eso está Aplanar formulario PDF.
Qué letras y alfabetos admite un formulario
Aquí es donde los rellenadores de formularios fallan sin hacer ruido. Un formulario PDF no tiene fuente propia para tus respuestas. Toma prestada una de las fuentes estándar que trae todo lector de PDF, y esas solo cubren letras de Europa occidental. Escribe Müller o François y funciona en todas partes. Escribe Łukasik y mucho software da error o imprime cuadraditos.
Cuando tus respuestas necesitan más, Rellenar formulario PDF incrusta una fuente que cubre latín extendido (Latin Extended), griego y cirílico, y dibuja tus respuestas con ella. Todo lo de abajo se ha comprobado con el propio motor de la herramienta.
| Lo que escribes | Idioma | Resultado |
|---|---|---|
| Müller, Straße, François Œuvre | Alemán, francés | Se guarda con la fuente estándar |
| €40 – “quoted” | Símbolos, comillas tipográficas | Se guarda con la fuente estándar |
| Łódź, Ana Łukasik | Polaco | Se guarda con la fuente incrustada |
| İstanbul | Turco | Se guarda con la fuente incrustada |
| București, Ştefan | Rumano | Se guarda con la fuente incrustada |
| Αθήνα | Griego | Se guarda con la fuente incrustada |
| Иван Петров | Ruso | Se guarda con la fuente incrustada |
| Nguyễn | Vietnamita | El campo lo rechaza |
| राम, שלום, 李 | Hindi, hebreo, chino | El campo lo rechaza |
| 🍕 | Emoji | El campo lo rechaza |
Las filas rechazadas reciben un mensaje sincero justo debajo de la casilla: This form can't hold that script yet. Latin and Cyrillic work. («este formulario aún no admite ese alfabeto; el latino y el cirílico sí»). La descarga sigue desactivada hasta que corrijas ese campo. La alternativa sería escribir algo que el destinatario no puede leer, y eso es peor que decir que no. El vietnamita sorprende, porque usa el alfabeto latino. Pero sus acentos apilados, como la ễ de Nguyễn, no están en la fuente incrustada, así que se rechaza en lugar de imprimir un nombre con un hueco.
El texto pegado se limpia antes de juzgarlo. Un nombre copiado de una web suele traer caracteres invisibles: un espacio de ancho cero (U+200B) entre dos palabras, una marca de orden de bytes, un tabulador. Se eliminan o se convierten en espacio, así que Juan + espacio de ancho cero + García se escribe como JuanGarcía, y no salta ningún aviso. Un nombre pegado desde un Mac en forma descompuesta (NFD), donde la é se guarda como e más una tilde aparte, se recompone en la letra única que tiene la fuente. No se rechaza.
Cuando un formulario PDF no se deja rellenar
Si te atascas, esto es lo que suele pasar y lo primero que conviene probar.
"This PDF has no fillable fields"
Ese mensaje quiere decir que el PDF no tiene campos rellenables. Las casillas que ves están dibujadas en la página, no integradas en ella. Es un escaneo, o una exportación con líneas bajo cada etiqueta. No hay dónde escribir. Pide a quien te lo envió la versión rellenable. Si es un escaneo y necesitas su texto, OCR PDF te saca las palabras.
Dice XFA
XFA es un formato de formulario antiguo que algunas administraciones usaron durante años. Todo el formulario es un programa que solo puede ejecutar el lector de escritorio de un único fabricante, y por eso el navegador muestra ese archivo como una sola página de «Please wait…». Si el PDF tiene XFA y también campos normales, aquí se rellena como cualquier otro formulario. Si es solo XFA, ábrelo en ese lector o pide un PDF estándar. Muchas administraciones ya publican las dos versiones.
Está protegido con contraseña
Los campos no se pueden leer hasta que el archivo se abre. Quítale la contraseña con el eliminador de contraseñas de PDF, que también funciona en tu navegador, y vuelve con esa copia.
Tu DNI salió como 12345678-
Esa casilla es un campo peine de 9 celdas, y los guiones cuentan como caracteres. Si escribes 12345678-Z, el guion ocupa una celda y la letra se queda fuera. Escribe 12345678Z y los 9 caracteres caen cada uno en su celda. Lo mismo vale para teléfonos y fechas en casillas de un carácter por celda: escribe lo que esperan las celdas, no la puntuación que pondrías a mano.
El archivo es demasiado grande
El límite es de 100 MB, y el mensaje te dice el tamaño real del archivo, por ejemplo PDF is 150.0 MB, max is 100 MB. («el PDF pesa 150,0 MB; el máximo es 100 MB»). Los formularios grandes suelen serlo por páginas escaneadas o fotos incrustadas. Pásalo antes por Comprimir PDF y rellena la copia más ligera.
Herramientas PDF relacionadas
Un formulario casi nunca termina al rellenarlo. Rellenar formulario PDF se encarga de escribir; estas se encargan del resto. Los campos de firma quedan señalados en la página, pero aquí no se rellenan, porque una firma es un dibujo, no texto. Descarga el formulario relleno y ábrelo en Firmar PDF para dibujar la tuya donde toca. Para bloquear un formulario que rellenaste en otro sitio, usa Aplanar formulario PDF. Para enviar una solicitud con sus documentos en un solo archivo, únelos con PDF Merger. Y para ponerle contraseña antes de mandar por correo tus datos fiscales, tienes Proteger PDF.
Todas funcionan en tu navegador, igual que esta. Da igual si eres autónomo y rellenas tu primer modelo de Hacienda, estudiante buscando piso o madre o padre con una autorización del colegio que vence mañana. Y el 10 % de cada euro que gana Microapp va a beneficencia, antes de nada, auditado cada trimestre.
Preguntas frecuentes
¿Puedo guardar un formulario a medias y terminarlo después?
Sí. Descárgalo con el bloqueo desactivado. Cuando quieras seguir, vuelve a soltar ese archivo relleno y cada respuesta aparece en su casilla, porque la herramienta carga los valores que ya tiene el formulario. Eso sí, no cierres la pestaña a mitad esperando que se acuerde. No se guarda nada en ninguna parte, así que una respuesta que no descargaste se pierde.
¿Hay límite de formularios que pueda rellenar?
No. No hay tope diario, ni páginas que gastar, ni contador. El único límite es de 100 MB por archivo, muy por encima de cualquier formulario normal.
¿Qué pasa con los campos que dejo vacíos?
Con el bloqueo desactivado, se quedan vacíos y rellenables, para que la siguiente persona los complete. Solo se escriben los campos que has cambiado. Todo lo demás conserva el valor y el aspecto con que llegó el formulario, incluidos los campos de solo lectura. Con el bloqueo activado, se eliminan todos los campos, también los vacíos, así que una casilla en blanco se queda en blanco para siempre.
¿Por qué no puedo escribir mi nombre vietnamita?
La fuente incrustada cubre latín extendido, griego y cirílico, pero no los acentos apilados del vietnamita. En vez de imprimir un nombre al que le falta una letra, el campo muestra un mensaje y la descarga sigue desactivada. Lo mismo pasa, por ahora, con el hindi, el árabe, el hebreo, el chino y los emojis.
¿Puedo convertir un documento plano en un PDF rellenable, o escribir en un PDF sin campos?
Con esta herramienta, no. Rellena campos que ya existen; no los crea. Un PDF plano sin campos recibe un mensaje claro, no un editor para escribir en cualquier parte. Si solo necesitas sacar el texto de un documento plano, PDF a Word lo convierte en algo editable.
¿Cambia algo más en mi PDF?
No. Las páginas, las imágenes y la maquetación salen como entraron. La copia rellena es tu original con respuestas nuevas en sus campos, y se llama como el original, por ejemplo contrato-filled.pdf, o contrato-filled-locked.pdf con el bloqueo activado.
¿Por qué rellenar formularios PDF en el navegador en vez de subirlos?
Porque el formulario suele ser el archivo más delicado que vas a tocar en toda la semana. NIF, fechas de nacimiento, números de cuenta. Subirlo para rellenar tres casillas es confiarle todo eso a un servidor del que no sabes nada. Aquí el archivo se lee, se rellena y se guarda en tu propio equipo, y nada de tus respuestas sale de él.