- ¿Cuál es la fórmula?
- Costo total = (duración en minutos ÷ 60) × Σ (tarifa por hora × cantidad) de cada fila de asistentes. Costo por minuto = costo total ÷ duración. Costo por hora (el "ritmo de gasto") = Σ (tarifa por hora × cantidad). El desglose por rol es la misma fórmula aplicada fila por fila y luego sumada para el total, así que las cifras del desglose siempre suman el total con un margen de redondeo de un centavo.
- ¿Qué es una tarifa por hora "con costo total incluido"?
- El sueldo por sí solo subestima lo que de verdad cuesta una persona. Con costo total incluido significa sueldo + impuestos patronales sobre la nómina + prestaciones de salud y jubilación + equipo + gastos generales de oficina. La regla práctica más citada es sueldo × 1.25 a 1.4 según lo generosas que sean las prestaciones: para un ingeniero de $150,000, eso son unos $90 a $100 por hora con costo total. Usar el sueldo bruto por hora en vez de la tarifa con costo total subestimará sistemáticamente el costo real de la reunión entre un 25 y un 40 %.
- ¿De dónde salen el latte de $4.50 y la jornada de oficina de $800?
- El latte de $4.50 es el precio promedio de un café de cadena en EE. UU. a mediados de 2025 (un latte mediano de Starbucks ronda los $5.75, el café de una cafetería sencilla unos $3, y el promedio queda en medio). La jornada de oficina de $800 es una estimación de 2024 del costo diario completo de un trabajador del conocimiento en EE. UU., derivada de las cifras de "compensación total por hora trabajada" de la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) multiplicadas por 8 horas y redondeadas. Ambas son referencias de orden de magnitud para comprobar tu total, no asesoría financiera.
- ¿En qué se diferencia de la calculadora de costo de reuniones de Harvard Business Review?
- La calculadora de HBR (y la de Atlassian, y la mayoría de las copias) pide una sola tarifa promedio para todos, lo que sirve para una cuenta rápida pero pierde el desglose por rol. Las reuniones reales son mixtas: un director a $120/h más cuatro ingenieros a $80/h más un diseñador a $85/h no es lo mismo que seis personas a $90/h. Nuestra calculadora modela cada fila por separado para que veas exactamente quién y qué cuesta cuánto, y decidas si el director de verdad tiene que estar ahí.
- ¿El contador en vivo sigue corriendo si cierro la pestaña?
- No: el contador vive en tu navegador y se detiene cuando cierras la pestaña. No hay servidor, ni cuenta, ni estado guardado. Si quieres conservar el total acumulado para un hilo de Slack o un correo de seguimiento, haz una captura antes de cerrar la pestaña. Decidimos no guardar nada porque (a) la mayoría de la gente quiere esto para una sola reunión, no para un registro histórico, y (b) no queremos rastrear quién usa esto y sobre quién. Pausar y reanudar durante la reunión funciona bien: solo deja la pestaña abierta.
- ¿Qué tarifa uso para mí o para asistentes que no cobran?
- Para empleados: su tarifa por hora con costo total. Para contratistas: la tarifa que facturan (sin recargo por prestaciones). Para asistentes sin sueldo (becarios, voluntarios, consejeros que no cobran): cero es lo honesto. La reunión sigue costando lo que cuestan las personas pagadas en la sala, y las filas en cero siguen contando en el total de asistentes. La calculadora acepta tarifas de $0 de forma explícita. La razón para mantenerlas visibles en el desglose es que "un director más siete observadores sin sueldo" sigue siendo información útil sobre cómo se usa la reunión.
- ¿Por qué esto no es simplemente una función de Google Calendar?
- Debería serlo, y no lo es. Google Calendar sabe con quién te reúnes, cuándo y por cuánto tiempo; podría mostrar el costo tan fácil como muestra la agenda. No lo hace porque el Gran Software optimiza para la adopción y el uso, y mostrarles a los jefes que su reunión general semanal de una hora le cuesta a la empresa $30,000 al año no genera más reuniones. Así que hicimos esta herramienta, y no necesitamos conocer tu calendario para hacerlo. Tres números, una pantalla, sin iniciar sesión.
- ¿De verdad debo cancelar reuniones por este número?
- A veces sí, a veces no. Una reunión de 60 minutos que cuesta $1,500 y produce una decisión que vale $50,000 es barata. Una reunión semanal de seguimiento que cuesta $30,000 al año y podría haber sido un mensaje de Slack de 200 palabras es cara. El trabajo de la calculadora no es juzgar el valor; es hacer el costo lo bastante visible para que tú hagas ese juicio. Las preguntas habituales son: ¿pasaría como gasto una cena de $800 por esta conversación? ¿Autorizaría una compra de software de $1,500 para obtener esta información? Si las respuestas no cuadran con la facilidad con que se agendó la reunión, ahí hay algo que vale la pena revisar.
- ¿Sirve para equipos globales con distintas monedas?
- La calculadora muestra dólares y usa referencias en dólares, pero a la matemática no le importa la moneda: si ingresas todas las tarifas en euros, el total sale en "euros" (aunque visualmente lleve el signo $). Para obtener una respuesta limpia en tu moneda local, ingresa las tarifas en esa moneda y cambia el símbolo mentalmente. Para equipos con varias monedas (un ingeniero en Tokio más uno en Londres más uno en Nueva York), convierte cada tarifa a una moneda común al tipo de cambio actual antes de ingresarla. No incluimos conversión de moneda por fila porque añade complejidad a la interfaz para una función que la mayoría no necesita.
