- Qual é a fórmula?
- Custo total = (duração em minutos ÷ 60) × Σ (valor por hora × quantidade) de cada linha de participantes. Custo por minuto = custo total ÷ duração. Custo por hora = Σ (valor por hora × quantidade). O detalhamento por cargo é a mesma fórmula aplicada linha a linha e depois somada para o destaque — então os números do detalhamento sempre somam o total, com diferença de no máximo um centavo de arredondamento.
- O que é um valor por hora 'com todos os custos'?
- Só o salário subestima o custo real de uma pessoa. Com todos os custos quer dizer salário + encargos do empregador + benefícios de saúde e aposentadoria + equipamento + custos do escritório. A regra prática mais citada é salário × 1,25 a 1,4, conforme os benefícios — para um engenheiro de US$ 150.000, isso dá uns US$ 90 a 100 por hora com todos os custos. Usar o salário bruto por hora em vez do valor com todos os custos subestima sistematicamente o custo real da reunião em 25-40%.
- De onde vêm os números do latte de US$ 4,50 e do dia de escritório de US$ 800?
- O latte de US$ 4,50 é o preço médio de café de rede nos EUA em meados de 2025 (um latte médio do Starbucks fica em ~US$ 5,75, o café de lanchonete em ~US$ 3, a média fica no meio). O dia de escritório de US$ 800 é uma estimativa de 2024 do custo diário com todos os custos de um trabalhador do conhecimento nos EUA — tirado dos números de 'remuneração total por hora trabalhada' do Bureau of Labor Statistics multiplicados por 8 horas e arredondados. Os dois são referências de ordem de grandeza para conferir o seu total, não conselho financeiro.
- Qual a diferença para a calculadora de custo de reunião da Harvard Business Review?
- A calculadora da HBR (e a da Atlassian, e a maioria das cópias) pede um único valor médio para todo mundo — o que serve para uma conta de guardanapo, mas perde o detalhamento por cargo. Reuniões reais são misturadas: um diretor a US$ 120/h mais quatro engenheiros a US$ 80/h mais um designer a US$ 85/h não é o mesmo que seis pessoas a US$ 90/h. Nossa calculadora trata cada linha separadamente para você ver exatamente quem e o que está custando quanto — e decidir se o diretor precisa mesmo estar lá.
- O contador ao vivo continua rodando se eu fechar a aba?
- Não — o contador fica no navegador e para quando a aba fecha. Não há servidor, conta nem estado salvo. Se quiser guardar o total para uma conversa no Slack ou um e-mail de acompanhamento, tire um print antes de fechar a aba. Escolhemos não guardar nada porque (a) a maioria das pessoas quer isso para uma reunião só, não para um histórico, e (b) não queremos registrar quem está rodando isso contra o nome de quem. Pausar e retomar durante a reunião funciona — só deixe a aba aberta.
- Que valor devo usar para mim ou para participantes não remunerados?
- Para funcionários: o valor por hora com todos os custos. Para prestadores de serviço: o valor que eles cobram (sem acréscimo de benefícios). Para participantes não remunerados (estagiários sem bolsa, voluntários, conselheiros sem remuneração): zero é o honesto — a reunião continua custando as pessoas pagas na sala, e as linhas com zero ainda entram na contagem de pessoas. A calculadora aceita valores de US$ 0 explicitamente. O motivo de mantê-los visíveis no detalhamento é que 'um diretor mais sete observadores não remunerados' ainda é uma informação útil sobre como a reunião está sendo usada.
- Por que isso não é simplesmente um recurso do Google Agenda?
- Deveria ser, e não é. O Google Agenda sabe com quem você vai se reunir, quando e por quanto tempo; poderia mostrar o custo tão facilmente quanto a pauta. O motivo de não mostrar é que o Big Software otimiza para adoção e engajamento — e mostrar aos gestores que a reunião geral semanal de 1 hora custa US$ 30.000 por ano para a empresa não gera mais reuniões. Então criamos esta ferramenta, e não precisamos conhecer sua agenda para isso. Três números, uma tela, sem login.
- Devo cancelar reuniões com base neste número?
- Às vezes sim, às vezes não. Uma reunião de 60 minutos que custa US$ 1.500 e gera uma decisão que vale US$ 50.000 é barata. Uma reunião semanal de status que custa US$ 30.000 por ano e poderia ser uma mensagem de 200 palavras no Slack é cara. O trabalho da calculadora não é julgar valor — é deixar o custo visível o bastante para você mesmo julgar. As perguntas de sempre: eu pediria reembolso de um jantar de US$ 800 para esta conversa? Eu autorizaria a compra de um software de US$ 1.500 para registrar esta informação? Se as respostas não batem com a facilidade com que a reunião foi marcada, essa é a diferença que vale examinar.
- Funciona para times globais com moedas diferentes?
- A calculadora mostra dólares e usa referências em dólar, mas a conta não liga para a moeda — se você digitar todos os valores em reais, o total volta em 'reais' (só que com o símbolo $ na tela). Para uma resposta limpa na sua moeda, digite os valores nela e troque o símbolo de cabeça. Para times com moedas misturadas (um engenheiro em Tóquio mais um em Londres mais um em Nova York), converta cada valor para uma moeda comum pelo câmbio atual antes de digitar. Não fizemos conversão de moeda por linha porque isso complica a tela para um recurso de que a maioria não precisa.
