Todo mundo já passou por isso: a imobiliária manda a ficha de inscrição do contrato de aluguel em PDF, o apartamento é de R$ 2.300 por mês, e você precisa devolver tudo preenchido até amanhã. Ou é um formulário da Receita Federal, ou a matrícula da escola das crianças. Imprimir, preencher à caneta e escanear de novo? Não precisa.
Com o Preencher formulário PDF, você digita direto nos campos e baixa o arquivo pronto. Seu CPF nunca é enviado para lugar nenhum, porque nada sai do seu navegador. Formulário com dado pessoal fica com você, que é onde ele deveria estar.
O que é um formulário PDF preenchível?
Um PDF preenchível é um PDF com campos de formulário de verdade embutidos: caixas de texto, caixas de seleção, botões de opção e listas suspensas que ficam na página e guardam valores. Uma ficha cadastral, uma proposta de aluguel, uma autorização da escola, uma lista de documentos para o visto. Alguém criou o documento e depois voltou para desenhar um campo em cima de cada linha em branco. São esses campos que a ferramenta Preencher formulário PDF lê. Solte o arquivo, digite nas caixas da página e baixe o mesmo formulário com as suas respostas.
Esses campos têm um nome técnico, campos AcroForm, e carregam mais do que um retângulo vazio. Cada um sabe o próprio tipo, o nome, o tamanho da fonte, se é somente leitura e, muitas vezes, quantos caracteres aceita. Uma caixa de CEP pode parar em 5. Uma caixa de CPF pode ser um "pente" de 11 células separadas, um dígito em cada. Um bom preenchedor de formulários respeita tudo isso. Um ruim deixa você digitar 40 caracteres numa caixa de 5 e deixa o excesso para quem recebe tentar decifrar.
Nem todo PDF com cara de formulário é um formulário. Um formulário de papel escaneado é uma foto de caixinhas. Um documento exportado de um editor de texto, com linhas desenhadas embaixo de cada rótulo, é texto e linhas. Nenhum dos dois tem onde digitar, e a ferramenta avisa isso em vez de abrir um editor vazio.
Como preencher um formulário PDF no navegador
O trabalho leva menos de um minuto, e é assim que tem que ser. Veja como preencher formulários PDF com a ferramenta Preencher formulário PDF, do começo ao fim.
- Solte o PDF na caixa, ou clique para escolher o arquivo. Arquivos de até 100 MB abrem.
- Todas as páginas aparecem, uma embaixo da outra, com um controle ativo em cima de cada campo. Uma faixa no topo mostra o que foi encontrado, por exemplo 23 fields · 6 pages (23 campos em 6 páginas).
- Digite nas caixas de texto, marque as caixas de seleção, escolha um botão de opção, selecione nas listas suspensas. O que o formulário já tinha preenchido aparece preenchido.
- Decida se vai marcar Lock answers after filling ("travar respostas depois de preencher"). Vem desmarcado.
- Clique em Download filled PDF ("baixar PDF preenchido").
Pronto. Sem conta, sem cota diária de "tarefas", sem marca d'água carimbada na primeira página.
Esse último parágrafo nem deveria ser necessário, mas nessa categoria é. O preenchedor de formulários online típico segue sempre o mesmo roteiro: você envia o arquivo para o servidor de um desconhecido, preenche, e dá de cara com um muro de cadastro no botão de baixar. Alguns limitam você a poucos documentos por dia. Outros oferecem um teste grátis que vira mensalidade sem avisar. Tudo isso para uma tarefa de um minuto num arquivo que já é seu. A ferramenta Preencher formulário PDF é a ferramenta completa, não uma amostra de um plano pago. Não existe plano pago.
Ela também nunca vê o seu arquivo. O PDF é lido pelo seu navegador, as páginas são desenhadas pelo seu navegador e a cópia preenchida é montada pelo seu navegador. Num formulário que pede seu CPF, sua data de nascimento e seus dados bancários, é exatamente isso que importa.
O que cada tipo de campo faz
Um formulário PDF pode ter mais tipos de campo do que a maioria das pessoas imagina. Veja como cada um se comporta quando você preenche um formulário PDF aqui.
| Tipo de campo | O que você faz | O que saber |
|---|---|---|
| Texto de uma linha | Digita | Uma quebra de linha colada vira espaço |
| Texto de várias linhas | Digita, Enter para nova linha | As quebras de linha ficam; respostas longas quebram dentro da caixa |
| Texto com limite de caracteres | Digita | Para no limite, contado em caracteres |
| Campo pente | Digita | Um caractere por célula, espaçados para ocupar a caixa |
| Caixa de seleção | Marca ou desmarca | Gravada como ligada ou desligada |
| Grupo de opções | Escolhe uma opção | Escolher uma desmarca as outras do grupo |
| Lista suspensa | Escolhe na lista | Listas editáveis também aceitam texto digitado |
| Caixa de listagem | Escolhe uma ou mais | Seleção múltipla quando o formulário permite |
| Campo somente leitura | Nada | Mantém o valor que veio no formulário |
| Campo de assinatura | Nada por aqui | Aparece marcado na página; assine depois |
Um detalhe faz diferença em formulários longos. Um campo pode aparecer mais de uma vez. Seu nome no topo da página 1 e de novo no rodapé da página 4 muitas vezes é o mesmo campo com duas caixas. Digite uma vez e todas as cópias se atualizam enquanto você digita, porque é um valor só, não quatro.
Os campos em que você não mexe ficam exatamente como estavam, no valor e na aparência. Só as respostas que você mudou são gravadas de volta no arquivo.
Um formulário preenchido, do começo ao fim
Pegue uma ficha de locação de duas páginas, rental-application.pdf, com 180 KB. Solte na ferramenta Preencher formulário PDF e a faixa mostra 4 fields · 2 pages (4 campos em 2 páginas): um nome, uma cidade, um CEP e uma caixa de seleção.
O nome. O candidato é Иван Петров. As fontes padrão que todo leitor de PDF carrega não desenham uma única letra cirílica, então os programas que ficam só nelas ou dão erro ao salvar ou imprimem quadradinhos vazios. Aqui a ferramenta percebe as letras que as fontes padrão não têm e embute uma fonte que tem. O nome é salvo como texto, igualzinho ao que você digitou.
A cidade. Łódź. Mesma história: Ł e ź estão fora das fontes padrão e dentro da fonte embutida. Salvo como foi escrito.
O CEP. A caixa tem limite de 5 caracteres. Cole 01310-100 e o campo fica com 01310. Essa é a regra do formulário, não da ferramenta, e ela vale enquanto você digita, então o que você vê é o que vai para o arquivo.
A caixa de seleção. Marque.
Clique em Download filled PDF e você recebe rental-application-filled.pdf. Abra em qualquer lugar e os campos continuam sendo campos, então o proprietário pode preencher a parte dele. Se marcar a trava antes, o arquivo sai como rental-application-filled-locked.pdf. As respostas são desenhadas na própria página e os campos somem, então ninguém consegue alterar o que você escreveu.
Travar ou não? Deixe a trava desligada quando outra pessoa ainda tiver caixas para preencher. Marque quando estiver enviando algo definitivo. Travado é permanente para você também, então baixe uma cópia editável junto se achar que pode precisar mudar alguma resposta depois. Já tem um formulário preenchido que quer travar? Para isso existe o Achatar formulário PDF.
Quais letras e alfabetos um formulário aceita
É aqui que os preenchedores de formulário quebram sem fazer barulho. Um formulário PDF não tem fonte própria para as suas respostas. Ele pega emprestada uma das fontes padrão que todo leitor de PDF carrega, e elas só cobrem letras da Europa Ocidental. Digite Müller ou François e funciona em qualquer lugar. Digite Łukasik e muito programa dá erro ou imprime quadradinhos.
Quando suas respostas precisam de mais, a ferramenta Preencher formulário PDF embute uma fonte que cobre latim estendido, grego e cirílico, e desenha suas respostas com ela. Tudo na tabela abaixo foi conferido no próprio motor da ferramenta.
| Você digita | Idioma | Resultado |
|---|---|---|
| Müller, Straße, François Œuvre | Alemão, francês | Salvo com a fonte padrão |
| €40 – “quoted” | Símbolos, aspas curvas | Salvo com a fonte padrão |
| Łódź, Ana Łukasik | Polonês | Salvo com a fonte embutida |
| İstanbul | Turco | Salvo com a fonte embutida |
| București, Ştefan | Romeno | Salvo com a fonte embutida |
| Αθήνα | Grego | Salvo com a fonte embutida |
| Иван Петров | Russo | Salvo com a fonte embutida |
| Nguyễn | Vietnamita | Recusado no campo |
| राम, שלום, 李 | Hindi, hebraico, chinês | Recusado no campo |
| 🍕 | Emoji | Recusado no campo |
As linhas recusadas ganham uma mensagem honesta logo abaixo da caixa: This form can't hold that script yet. Latin and Cyrillic work. ("este formulário ainda não aceita esse alfabeto; latim e cirílico funcionam"). O botão de baixar fica desativado até esse campo ser corrigido. A alternativa seria gravar algo que quem recebe não consegue ler, e isso é pior do que dizer não. O vietnamita pega muita gente de surpresa, já que usa o alfabeto latino. Só que os acentos empilhados, como o ễ de Nguyễn, não estão na fonte embutida, então ele é recusado em vez de sair com um buraco no meio do nome.
Texto colado passa por uma limpeza antes de ser avaliado. Um nome copiado de uma página da web muitas vezes traz caracteres invisíveis: um espaço de largura zero (U+200B) entre duas palavras, uma marca de ordem de bytes, uma tabulação. Esses são removidos ou viram espaço, então John + espaço de largura zero + Smith é gravado como JohnSmith, e nada é sinalizado. Um nome colado de um Mac em forma decomposta, em que o é fica guardado como e mais um acento separado, é recombinado na letra única que a fonte tem. Ele não é recusado.
Quando um formulário PDF não preenche
Se você travou, isto é o que costuma estar acontecendo e o que tentar primeiro.
"This PDF has no fillable fields"
Essa mensagem quer dizer que o PDF não tem campos preenchíveis: as caixas que você vê estão desenhadas na página, não embutidas nela. É um escaneamento, ou uma exportação com linhas embaixo de cada rótulo. Não há onde digitar. Peça a versão preenchível para quem mandou. Se for um escaneamento e você precisar do texto, o OCR PDF extrai as palavras.
Aparece XFA
XFA é um formato de formulário mais antigo que alguns órgãos públicos usaram por anos. O formulário inteiro é um programa que só o leitor de desktop de um único fabricante consegue rodar, e por isso um navegador mostra esse tipo de arquivo como uma única página de "Please wait…". Se o PDF tiver XFA e também campos normais, ele preenche aqui como qualquer outro formulário. Se for só XFA, abra naquele leitor ou peça um PDF padrão. Muitos órgãos já publicam as duas versões.
Está protegido por senha
Os campos não podem ser lidos até o arquivo ser aberto. Tire a senha com o removedor de senha de PDF, que também roda no seu navegador, e depois traga essa cópia de volta.
Seu CPF saiu como 123.456.789
Essa caixa é um campo pente de 11 células, e os pontos e o traço contam como caracteres. Se você digitar 123.456.789-09, as 11 células se enchem antes do fim e os dígitos verificadores ficam de fora. Digite 12345678909 e os 11 dígitos caem cada um na sua célula. O mesmo vale para telefones e datas em caixas de uma célula por caractere: digite o que as células esperam, não a pontuação que você escreveria à mão.
O arquivo é grande demais
O limite é 100 MB, e a mensagem mostra o tamanho real do arquivo, por exemplo PDF is 150.0 MB, max is 100 MB. ("o PDF tem 150,0 MB, o máximo é 100 MB"). Formulário grande costuma ser grande por causa de páginas escaneadas ou fotos embutidas. Passe antes pelo Comprimir PDF e depois preencha a cópia menor.
Ferramentas de PDF relacionadas
Um formulário quase nunca termina no preenchimento. A ferramenta Preencher formulário PDF cuida da digitação; estas cuidam do resto. Os campos de assinatura aparecem marcados na página, mas não são preenchidos aqui, porque assinatura é desenho, não texto. Baixe o formulário preenchido e abra no Assinar PDF para desenhar a sua no lugar certo. Para travar um formulário que você preencheu em outro lugar, use o Achatar formulário PDF. Para mandar uma inscrição com os documentos de apoio num arquivo só, junte tudo com o PDF Merger. E para colocar uma senha antes de mandar seus dados fiscais por e-mail, tem o Proteger PDF.
Todas rodam no seu navegador, igual a esta. Funciona do mesmo jeito se você é um freelancer mandando o primeiro cadastro para um cliente, um estudante se inscrevendo na moradia da faculdade ou um pai com uma autorização da escola para entregar amanhã. E 10% de cada real ou dólar que a Microapp ganha vai para caridade, tirado antes de tudo, com auditoria a cada trimestre.
Perguntas frequentes
Posso salvar um formulário preenchido pela metade e terminar depois?
Pode. Baixe com a trava desligada. Quando estiver pronto, solte esse arquivo preenchido de novo e todas as respostas voltam para as caixas, porque a ferramenta carrega os valores que o formulário já tem. Só não feche a aba no meio esperando que ela lembre. Nada fica guardado em lugar nenhum, então resposta que não foi baixada se perdeu.
Existe limite de quantos formulários posso preencher?
Não. Não tem cota diária, não tem páginas para gastar, não tem contador. O único limite é 100 MB por arquivo, muito acima de qualquer formulário normal.
O que acontece com os campos que eu deixo vazios?
Com a trava desligada, eles continuam vazios e preenchíveis, para a próxima pessoa completar. Só os campos que você mudou são gravados. Todo o resto mantém o valor e a aparência com que o formulário chegou, inclusive os campos somente leitura. Com a trava ligada, todos os campos são removidos, os vazios também, então uma caixa em branco fica em branco para sempre.
Por que não consigo digitar meu nome em vietnamita?
A fonte embutida cobre latim estendido, grego e cirílico, mas não os acentos empilhados do vietnamita. Em vez de imprimir um nome com uma letra faltando, o campo mostra uma mensagem e o botão de baixar fica desligado. Por enquanto, o mesmo vale para hindi, árabe, hebraico, chinês e emoji.
Dá para transformar um documento comum em PDF preenchível, ou digitar num PDF que não tem campos?
Não com esta ferramenta. Ela preenche campos que já existem; não cria campos novos. Um PDF sem campos recebe uma mensagem clara em vez de um editor para digitar em qualquer lugar. Se você só precisa do texto de um documento sem campos, o PDF para Word transforma o arquivo em algo editável.
Ela muda mais alguma coisa no meu PDF?
Não. Páginas, imagens e layout saem como entraram. A cópia preenchida é o seu original com as novas respostas nos campos, com o nome do original, como contrato-aluguel-filled.pdf, ou contrato-aluguel-filled-locked.pdf quando a trava está ligada.
Por que preencher formulários PDF no navegador em vez de enviar para um site?
Porque o formulário costuma ser o arquivo mais sensível que você vai mexer na semana. CPF, data de nascimento, número de conta. Enviar tudo isso para preencher três caixinhas é confiar num servidor sobre o qual você não sabe nada. Aqui o arquivo é lido, preenchido e salvo na sua própria máquina, e nada das suas respostas sai dela.